6.1 Skartační režimy (NSESSS)

Struktura: Spisová služba > Legislativa > NSESSS > 6.1 Skartační režimy

6.1.1 eSSL umožňuje výlučně správcovským rolím vytvářet a upravovat skartační režim. 5.1.1


6.1.2 eSSL neomezuje počet skartačních režimů. 5.1.2

6.1.3 eSSL vyžaduje od správcovské role provádějící úpravu nebo smazání skartačního režimu, aby zapsala důvod úpravy nebo smazání; tyto informace zaznamená eSSL do transakčního protokolu. Úpravy skartačního režimu jsou důsledně kontrolovány tak, aby
bylo minimalizováno riziko zničení dokumentu jiným způsobem, než který stanoví pravidla skartačního řízení. 5.1.8

6.1.4 eSSL importuje a exportuje skartační režimy v rámci exportu spisového plánu ve struktuře dle přílohy č. 5. 5.1.9

6.1.5 eSSL zajišťuje, aby každá věcná skupina na nejnižší úrovni hierarchie, spis, součást, díl nebo dokument byl zařazen do skartačního režimu. 5.1.10 upraveno

6.1.6 Ve výchozí konfiguraci je skartační režim uplatňovaný na nově vytvořený dokument, spis, nebo díl děděn
a) z mateřské věcné skupiny v případě spisu a dokumentu zatříděného přímo do věcné skupiny,
b) ze spisu v případě dokumentu vloženého do spisu,
c) z příslušné součásti v případě jejího dílu,
d) z dílu typového spisu v případě dokumentu do dílu vloženého.
5.1.11 upraveno

6.1.7 eSSL umožňuje správcovské roli vždy přidělit skartační režim každé věcné skupině na nejnižší úrovni hierarchie, součásti nebo typu dokumentu. Tento požadavek se uplatňuje v případě nahrazení skartačního režimu uplatněného ve výchozí konfiguraci jakýmkoli jiným.
5.1.14 upraveno

6.1.8 Ukládání a vyřazování každého dokumentu se řídí skartačním režimem, přiřazeným k věcné skupině, spisu, dílu nebo typu dokumentu, do kterých dokument patří, popřípadě platným pozastavením skartační operace. 5.1.17


6.1.9 Každý skartační režim obsahuje
a) skartační lhůtu a spouštěcí událost, nebo rok vyřazení seskupení nebo dokumentu,
b) typ skartační operace (skartační znak „A“, „V“ nebo „S“). 5.1.19 upraveno


6.1.10 eSSL umožňuje v rámci každého skartačního režimu tyto typy skartačních operací
a) návrh na trvalé uložení pro dokumenty trvalé hodnoty (dokumenty označené skartačním znakem „A“),
b) návrh na předložení k přezkumu (dokumenty označené skartačním znakem „V“),
c) návrh na zničení (dokumenty označené skartačním znakem „S“).
5.1.24 upraveno

6.1.11 eSSL umožňuje stanovit zejména následující spouštěcí události a) vyřízení dokumentu, vyřízení nebo uzavření spisu, uzavření typového spisu, součásti nebo dílu,
b) vznik externí události, která je popsána ve skartačním režimu, a do eSSL ji zaznamená zpravidla správcovská role (například formou užití slov „po podpisu smlouvy“, „od likvidace skládky“ nebo „po zahájení insolvenčního řízení“). 5.1.25 upraveno


6.1.12 Pokud u dokumentu nebo seskupení současně platí další
skartační režim s jinou skartační lhůtou nebo s jiným skartačním
znakem, vzniká konflikt skartačních režimů.
Konflikty vznikají v následujících případech
a) dokument byl přetříděn z jiného spisu, dílu nebo věcné
skupiny obsahující dokumenty, kde měl přidělen
skartační režim,
b) skartační režim se vztahuje k seskupení a k některým
dokumentům v něm, které současně mají skartační režim
přidělen na základě typu dokumentu,
c) pokud jsou spisy spojovány pomocí pevných křížových
odkazů [požadavek 4.2.2 písmeno a)], nebo
d) jestliže jsou spisy pevnými křížovými odkazy vloženy
do dílu typového spisu [požadavek 4.2.2 písmeno b)].
eSSL zajišťuje automaticky vyřešení konfliktů dle písmen a) a b)
před uložením uzavřeného seskupení nebo vyřízeného
dokumentu.
Když eSSL iniciuje návrh na vyřazení spisu, u kterého vznikl
konflikt popsaný v písmenu c) nebo d), automaticky o něm
informuje posuzovatele skartační operace, který rozhodne, který
ze skartačních režimů má mít přednost.
Posuzovatel skartační operace při řešení konfliktu rozhodne o
a) odstranění jednoho nebo více konfliktních skartačních
režimů z příslušného seskupení nebo dotčených
dokumentů,
b) změně jednoho nebo více konfliktních skartačních režimů
za účelem odstranění konfliktu,
c) odstranění všech konfliktních skartačních režimů
a aplikaci nového skartačního režimu.
5.1.23
upraveno
6.1.13 eSSL zajistí automatické vyřešení konfliktů skartačních režimů
dle požadavku 6.1.12 písm. a) a b) následujícím způsobem:
a) pokud spis nebo díl obsahuje dokument se
skartačním znakem „V“ a „S“, označí spis skartačním
znakem „V“,
b) skartační lhůtu spisu nebo dílu stanoví podle
dokumentu v tomto spisu nebo dílu, který má být
zařazen do skartačního řízení nejpozději.
Obdobně
c) pokud spis nebo díl obsahuje dokument se

skartačním znakem „A“, označí spis skartačním
znakem „A“,
d) pokud spis nebo díl obsahuje pouze dokumenty se
skartačním znakem „S“, označí spis skartačním
znakem „S“.
6.1.14 Pokud uplyne skartační lhůta stanovená určitému dokumentu,
spisu nebo dílu skartačním režimem, eSSL vytvoří po vyřešení
konfliktů skartačních režimů (požadavek 6.1.12) návrh na jejich
vyřazení.
5.1.22
upraveno
6.1.15 eSSL umožňuje řízení výběru dokumentů výlučně posuzovateli
skartační operace.
5.1.28
6.1.16 Pro přetřídění spisu nebo dokumentu mezi věcnými skupinami
správcovskou rolí eSSL zajistí
a) nahrazení existujícího skartačního režimu skartačním
režimem nové mateřské věcné skupiny,
b) výběr jiného skartačního režimu, nebo
c) ponechání stávajícího skartačního režimu.
5.1.33
6.1.17 eSSL umožňuje, aby oprávněný uživatel nastavil u věcné
skupiny, spisu, typového spisu, součásti, dílu nebo dokumentu
přímo zatříděného do věcné skupiny příkaz k pozastavení
skartační operace. Toto pozastavení se vztahuje na všechny
dceřiné entity seskupení, na kterém bylo pozastavení skartační
operace provedeno, i na dokumenty a seskupení připojené
pevnými křížovými odkazy k entitám, kde k pozastavení došlo.
5.1.34
upraveno
6.1.18 Pozastavení skartační operace nepřerušuje plynutí skartační
lhůty.
5.1.35
6.1.19 eSSL zabraňuje u entity (včetně jejích dceřiných entit), na kterou
je uplatněno pozastavení skartační operace,
a) smazání,
b) zařazení do návrhu na vyřazení dokumentů.
5.1.36
6.1.20 eSSL umožňuje oprávněnému uživateli odstranění pozastavení
skartační operace.
5.1.37
6.1.21 Pokud oprávněný uživatel zavede nebo odstraní pozastavení
skartační operace, eSSL identifikuje a uloží do transakčního
protokolu
a) datum, kdy bylo pozastavení zavedeno nebo odstraněno,
b) identifikaci oprávněného uživatele,
c) důvod pozastavení.
5.1.38