2.1 Příjem (NSESSS)

Struktura: Spisová služba > Legislativa > NSESSS > 2.1 Příjem

2.1 Příjem Dokumenty vytvořené původcem vznikají (jsou do eSSL přijaty) jako rozpracované dokumenty (koncepty). Jedná se o jednu nebo více komponent opatřených metadaty. Jedna nebo více verzí rozpracovaného dokumentu jsou deklarovány jako dokument. Příjem dokumentů je zahajován po doručení prostřednictvím různých komunikačních kanálů: elektronické pošty, datové schránky, prostřednictvím elektronického formuláře z portálu, faxu, provozovatele poštovních služeb, doručených osobně. Příjem zahrnuje vedle správy rozpracovaných dokumentů i jejich deklaraci dokumenty zaevidováním v ED a zatřídění v rámci spisového plánu. Číslo Požadavek Původně

2.1.1 eSSL spravuje rozpracované dokumenty a dokumenty v rámci stejného spisového plánu a s použitím stejných mechanismů kontroly přístupu. Účelem tohoto požadavku je umožnit uživatelům ukládat a spravovat rozpracované dokumenty v eSSL stejným způsobem jako dokumenty. 10.3.1 D uprave- no

2.1.2 eSSL umožňuje uživatelům spravovat rozpracovaný dokument a deklarovat jej jako dokument v rámci jedné operace. Každý rozpracovaný dokument musí být deklarován jako dokument nejpozději v okamžiku jeho vyřízení, a to i v případě vyřízení rozpracovaného dokumentu zamítnutím. 10.3.6 uprave- no

2.1.3 eSSL umožňuje kopírovat obsah dokumentu v digitální podobě za účelem vytvoření nového samostatného rozpracovaného dokumentu bez potřeby automaticky vytvořit nový dokument a se zárukou zachování nezměněného původního dokumentu. 10.3.7

2.1.4 eSSL umožňuje uživatelským rolím předat jakýkoli rozpracovaný dokument, ke kterému mají přidělena přístupová práva. 10.3.8

2.1.5 eSSL umožňuje uživatelským rolím převzít jakýkoli rozpracovaný dokument, který jim byl předán, a umožnit uživateli volbu převzít nebo nepřevzít rozpracovaný dokument jako jeho novou verzi (požadavek 2.1.7). 10.3.9 D

2.1.6 eSSL umožňuje správcovské roli nebo uživateli, který rozpracovaný dokument předal, aby jeho předání zrušil, pokud nebyl již převzat. (10.3.13 D)

2.1.7 eSSL automaticky čísluje verze. Pokud je rozpracovaný dokument přihlášen jako nová verze, číslo verze se zvýší o jednu oproti verzi předchozí. (10.3.20 D)

2.1.8 eSSL umožňuje uživateli zapsat hodnoty metadat pro dokument již v době příjmu rozpracovaného dokumentu. (10.3.24 upraveno)

2.1.9 eSSL zajišťuje, aby každý přijatý prvek metadat byl spravován v souladu s požadavky národního standardu a prováděcího právního předpisu upravujícího podrobnosti výkonu spisové služby. (10.3.25)

2.1.10 eSSL spravuje různé verze rozpracovaného dokumentu jako jedinou entitu (10.3.29)

2.1.11 Proces příjmu v eSSL zahrnuje jeho kontrolu a umožňuje uživatelům a) přijímat beze změny obsahu dokumenty a rozpracované dokumenty v digitální podobě bez ohledu na jejich datový formát, metodu kódování nebo jiné technické charakteristiky, b) zajistit spojení dokumentů a rozpracovaných dokumentů se spisovým plánem, c) zajistit vložení dokumentů a rozpracovaných dokumentů do jednoho spisu, jednoho dílu nebo do jedné věcné skupiny. Proces příjmu neznamená, že eSSL vždy umožňuje znázornění dokumentů všech možných formátů. 6.1.1

2.1.12 eSSL nezavádí jakákoli omezení počtu dokumentů nebo rozpracovaných dokumentů, které lze přijmout do věcné skupiny, spisu nebo dílu, ani počtu dokumentů nebo rozpracovaných dokumentů, které je možné uložit v eSSL. 6.1.2

2.1.13 Pokud je přijat dokument složený z několika komponent, eSSL přijme všechny jeho komponenty. 6.1.3

2.1.14 Pokud je přijat dokument složený z několika komponent, eSSL dokument spravuje jako jedinou entitu tak, aby byly zachovány vztahy mezi komponentami a aby byla uchována struktura dokumentu. Příkladem takových dokumentů je e-mailová zpráva s přílohami různých formátů nebo do textu odkazem napojený obrázek umístěný v jiném souboru. 6.1.4 uprave- no

2.1.15 eSSL při příjmu komponenty dokumentu automaticky identifikuje její datový formát a příslušnou verzi formátu; tyto informace ukládá do metadat komponenty. eSSL a) vede seznam datových formátů, které mohou být identifikovány, b) vychází z odkazů na existující registr datových formátů (zpravidla na ten, který byl navržen pro podporu dlouhodobého uchovávání dokumentů). Takovým registrem je například PRONOM (www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/). 6.1.7

2.1.16 eSSL umožňuje uživatelům přijmout dokument v digitální podobě i v případě, že aplikace použitá k jeho vytvoření se v prostředí eSSL nevyužívá. Například jako přílohu e-mailu eSSL přijme komponentu tvořenou formátem vektorové grafiky, aniž by uživatel měl přístup k aplikaci pro její znázornění. (6.1.10)

2.1.17 eSSL přijímá metadata popisující dokumenty, pokud tato odpovídají metadatům stanoveným schématy XML v příloze. (6.1.11)

2.1.18 eSSL přijímá všechny metadatové prvky specifikované ve svém nastavení a zajistí jejich uchovávání ve spojení s dokumentem v digitální podobě. (6.1.13)

2.1.19 eSSL zajišťuje, aby hodnoty některých prvků metadat dokumentu v digitální podobě mohly být aktualizovány oprávněnými uživateli nebo správcovskou rolí v souladu s požadavky uvedenými v kapitole 11. 6.1.15

2.1.20 eSSL zajišťuje, aby všechny dokumenty byly přiřazeny alespoň k jedné věcné skupině, spisu, popřípadě dílu typového spisu. 6.1.16

2.1.21 eSSL zaznamenává datum a čas příjmu rozpracovaného dokumentu nebo příjmu dokumentu jak ve formě metadat, tak zápisem do transakčního protokolu. 6.1.19

2.1.22 eSSL umožňuje zobrazit na obrazovce u každého přijatého rozpracovaného dokumentu nebo dokumentu metadata, včetně těch, která byla stanovena v době konfigurace eSSL. Metadata stanovená v době konfigurace mohou obsahovat všechny nebo pouze některé prvky stanovené požadavky uvedenými v kapitole 11. 6.1.20

2.1.23 eSSL zajišťuje, aby u každého přijatého dokumentu byla přítomna veškerá metadata, která národní standard stanoví jako povinná. 6.1.21

2.1.24 eSSL při příjmu každého dokumentu automaticky vyzve uživatele, aby doplnil veškerá požadovaná metadata, která nebyla přijata automaticky. 6.1.22

2.1.25 eSSL podporuje přiřazení více klíčových slov ke každému spisu, typovému spisu, součásti a dokumentu. 6.1.23

2.1.26 eSSL umožňuje vytvoření více než jedné entity s použitím stejné kombinace klíčových slov. 6.1.25

2.1.27 eSSL umožňuje výběr nebo ověřování klíčových slov a hodnoty jiných prvků metadat podle číselníků. 6.1.28

2.1.28 eSSL umožňuje zápis dalších popisných a jiných metadat v době příjmu, nebo také kdykoliv později (v pozdějším stadiu zpracování). 6.1.29

2.1.29 Pokud má uživatel v eSSL rozpracovaný dokument, který je ve více než jedné verzi, eSSL mu umožní výběr alespoň jedné z následujících možností: a) určit všechny verze jako jeden dokument, b) určit jednu stanovenou verzi jako dokument, c) určit každou verzi jako samostatný dokument. Verze, které nejsou deklarovány jako dokument, nejsou dále předmětem výkonu spisové služby. Dokument musí být zaevidován v ED (kapitola 2.7). (6.1.32 upraveno)

2.1.30 eSSL umožňuje ukončení procesu příjmu rozpracovaného dokumentu nebo dokumentu více než jedním uživatelem, tedy rozdělení příjmu mezi více uživatelů. Realizace požadavku znamená, že jeden uživatel zavede některá metadata a předá dokument nebo rozpracovaný dokument jinému uživateli, který zavede zbývající metadata a dokument nebo rozpracovaný dokument zatřídí. 6.1.34 D

2.1.31 Při příjmu rozpracovaného dokumentu nebo dokumentu eSSL umožňuje uživateli před dokončením příjmu v jeho rámci a) procházet spisový plán s cílem najít příslušnou věcnou skupinu, b) znázornit metadata (oprávnění, klíčová slova, popisy apod.) zvolených věcných skupin, spisů, typových spisů a součástí. (6.1.44 D)

2.1.32 eSSL zaznamená do metadat komponenty dokumentu a do transakčního protokolu a) hash komponenty, b) označení použitého hashovacího algoritmu. (6.1.45)

2.1.33 eSSL lze konfigurovat tak, že při zahájení příjmu automaticky předá dokument nebo jeho stanovenou část stanovenému ISSD postupem popsaným v příloze 9.