Struktura: Spisová služba > Slučování spisů
- Spojování spisů: Spojování uzavřených spisů je v rozporu s principem řádného výkonu spisové služby, který vyžaduje, aby spisy byly vedeny v souladu s platným spisovým a skartačním plánem.
- Příklad: Pokud je spis uzavřen a má být s ním spojován nový dokument, je nutné tento nový dokument zařadit do nového, otevřeného spisu.
- Metodické výklady: Metodické výklady k výkonu spisové služby jasně uvádějí, že uzavřený spis nelze dále upravovat ani spojovat s jinými spisy.
- Výjimka: Uzavřený spis je možné připojit k jinému spisu pouze v případě, že neuplynula jeho skartační lhůta a jedná se o pevné spojení fyzických spisů (tzv. křížový odkaz).
- Důležité: Je třeba si uvědomit, že uzavřený spis je definitivní a nelze jej dále upravovat, proto je nutné při práci s dokumenty dodržovat pravidla pro tvorbu a vedení spisů, aby se předešlo problémům s vyřazováním a archivací.
- Uzavřený spis: Po uzavření spisu se nesmí do spisu vkládat další dokumenty a spis je považován za ukončený.
- Ano, podle platné legislativy a metodických výkladů není možné spojovat již uzavřené spisy. Uzavřený spis je chápán jako definitivně ukončený a nesmí být dále upravován ani spojován s jinými spisy. Pokud je potřeba spojit dokumenty, které by měly patřit do jednoho spisu, je nutné provést přetřídění a zařazení do nového, otevřeného spisu.
viz: Metodické výklady k problematice výkonu spisové služby v elektronických systémech spisové služby